Ottobre è la soglia naturale dei primi bilanci logistici: stagionalità in cambiamento, rotazioni che raccontano com’è andato l’anno, scorte da razionalizzare e soprattutto decisioni concrete su come riorganizzare gli spazi. Si sente spesso parlare della farmacia dei servizi; allo stesso tempo, però, backoffice e spazio magazzino della farmacia restano spesso i grandi assenti del progetto. Eppure è proprio lì, “dietro le quinte”, che si decide la velocità di rifornimento, la qualità del consiglio al banco, la privacy dei servizi, l’ordine percepito in sala vendita. In questo articolo vediamo come ripensarli in ottica future-proof– integrando ergonomia, flussi, tecnologie leggere – e come rendere lo spazio dedicato e ben progettato ai servizi per il cittadino.
Perché ripartire dal backoffice (e dal magazzino) a ottobre
Il cambio di stagione rende visibili le inefficienze: colli che “intasano” il retro, scadenze più difficili da gestire, rifornimenti lenti nei momenti di picco. A ottobre hai numeri sufficienti per decidere con lucidità: che cosa cresce, quali fattori rallentano, quanto spazio serve davvero a ogni categoria, quanto spazio per il magazzino della farmacia è realmente necessario per sostenere la domanda senza immobilizzare il capitale. Riprogettare ora vuol dire arrivare pronti ai picchi di novembre-dicembre con processi snelli, scorte visibili e un backoffice che permette al team di lavorare veloce e bene.
Soluzioni progettuali intelligenti per spazi “non a vista”
Un buon backoffice non è grande: è giusto. La chiave è la progettazione per funzioni, non per metri quadri. Suddividi lo spazio del magazzino in farmacia in zone operative chiare:
- Ricevimento merci vicino all’accesso tecnico: piano di scarico a quota ergonomica, tappetini anti-affaticamento, luce neutra per controllo DDT (Documento Di Trasporto).
- Smistamento / Controllo: uno stallo dedicato per verifiche e anomalie prima dell’immissione a stock.
- Stoccaggio veloce (alta rotazione): scaffalature aperte, poco profonde, con etichette chiare e logica ABC. Meglio che sia più vicino al passaggio verso il banco.
- Stoccaggio profondo (media/bassa rotazione): colonne o armadi con ante, verticalità sfruttata al millimetro, separatori regolabili.
- Preparazione rifornimenti: un banco robusto, illuminato e “pulito” dove comporre i roll o le cassette per la sala vendita.
- Resi/scaduti: zona separata e ben segnalata per evitare commistioni improprie.
Questa logica riduce passi, errori, tempi morti. Il risultato si vede subito al banco: rifornimenti più rapidi, team meno stressato, scaffali sempre in ordine.
Ergonomia e funzionalità: quando il progetto “fa risparmiare fatica e tempo”
Progettare ergonomicamente significa risparmiare tempo e fatica ogni singolo giorno. Le altezze contano: la fascia ottimale per il prelievo è tra 70 e 150 cm; sopra ci vanno scorte leggere e poco frequenti, sotto le referenze voluminose. I piani di lavoro a 90–92 cm, con profondità 60–70 cm, evitano torsioni; le scaffalature con ripiani estraibili e fermaprezzo magnetici velocizzano riordino e inventari. Inserisci guide visive: colori diversi per ABC, pittogrammi per terapia/OTC/dermo, segnalatori per date critiche. Anche piccoli dettagli-maniglie a presa piena, antine ammortizzate, rotelle industriali con freno-fanno la differenza. Il tutto con una luce omogenea (4000K) e un trattamento acustico minimo per smorzare il riverbero: lavorare bene si traduce così nell’avere un front-end migliore.
Flussi interni: come disegnare il percorso giusto
Il flusso ideale è lineare: ricevo, controllo, stocco, preparo il rifornimento, esco in sala. Ogni “incrocio” genera caos. Disegna perciò i percorsi con attenzione: l’accesso tecnico non deve tagliare l’area consulenziale, il carrello di refill deve passare senza “sfiorare” il pubblico, il backoffice deve dialogare con il banco tramite porte scorrevoli e non con varchi improvvisati.
In magazzino, una logica FIFO visiva (first in-first out) si ottiene con ripiani passanti o con bin a caduta per le referenze più sensibili. Per i refrigerati, predispone armadi con termologgers visibili e allarmi discreti: se il controllo è comodo, verrà fatto con costanza.
Privacy e integrazione dei servizi: la stanza dei “nuovi bisogni” non è un ripiego
Oggi se ne parla spesso: servizi al cittadino, telemedicina, autoanalisi, vaccinazioni, screening. Questa stanza non può nascere rubando metri a un corridoio; merita un progetto ad hoc. Posizionala vicino ma non dentro il rumore di cassa, con accesso chiaro e un minimo di pre-sala per una breve e discreta attesa.
Opta per il trattamento acustico a parete e soffitto, porta a tenuta e segnaletica rassicurante (non medicalizzata), arredi ergonomici e lavabi integrati: l’ambiente comunica cura, non improvvisazione. Integra un micro-magazzino dedicato per consumabili, pulizie, DPI (Dispositivi di Protezione Individuale): se l’operatore ha tutto a portata, il servizio è fluido e la percezione di qualità sale. Progetta prese e passaggi cavi incassati: l’ordine visuale fa parte dell’esperienza.
Tecnologie leggere che moltiplicano controllo e velocità
Un inventario a codice a barre con palmari o smartphone rugged, etichette chiare e una routine giornaliera di controllo zone ad alta rotazione migliora l’accuratezza. Integrazioni semplici come display e-paper per location, QR che aprono procedure interne, sensori porta/frigo aiutano a mantenere standard costanti.
Per i servizi, micro totem di prenotazione dedicati alla “stanza della salute” riducono il carico sul banco e distribuiscono gli accessi. In zona banco, espositori sensorizzati o anche solo un people counter alla soglia forniscono indizi preziosi per decidere come ridisegnare testate e facing: riportare quei dati nel backoffice, in una parete “operativa” di KPI, rende il miglioramento continuo un’abitudine.
Luce, aria, materiali: il comfort nello spazio del magazzino in farmacia
Un backoffice piacevole si traduce in meno errori e più velocità. Punta su colori chiari e materiali opachi anti-impronta, pavimenti resilienti facilmente igienizzabili, ventilazione adeguata e, se possibile, luce naturale schermata. In magazzino, temperature stabili e ricambi d’aria corretti preservano prodotto e persone; le superfici soft-touch su maniglie e piani migliorano il grip. E ricorda l’ordine visivo: armadi chiusi per lo stoccaggio profondo, scaffali aperti per l’alta rotazione, un’unica stazione di attrezzi e materiali di consumo (taglierini, nastri, etichette) per evitare dispersioni.
Insomma, più lo spazio del magazzino della farmacia è progettato bene, più il banco sembra grande e ordinato. Rifornimenti rapidi tengono le gondole “piene” senza overfacing, il retro banco resta pulito e autorevole, i corner promozionali si aggiornano senza carrelli abbandonati. Un backoffice efficiente restituisce metri utili al front-end: meno esposizione “di sicurezza”, più esposizione pensata, con storie di reparto chiare e servizi davvero fruibili.
PH Design: come affrontiamo il progetto a 360° (anche dove il cliente non guarda)
Per noi progettare una farmacia non significa progettare solo una vetrina. Il percorso inizia sempre con un audit funzionale: misuriamo flussi, ostacoli, scorte “parcheggiate”, ascoltiamo il team. Da lì definiamo il programma degli spazi: quanti metri al ricevimento, quante colonne di stoccaggio profondo, che banco di preparazione, che passaggi tecnici, dove e come deve essere la stanza dei servizi. Disegniamo arredi su misura con moduli variabili (altezza e profondità), protezioni, prese integrate, cablaggi invisibili. L’illuminotecnica è parte del progetto, non un’aggiunta. E prima di toccare un ripiano, mostriamo il tutto in render e piante di flusso, così il team visualizza cosa cambierà.
In parallelo, allineiamo il backoffice al category management: se i servizi crescono, la stanza della salute ha priorità; se i refrigerati aumentano, ripensiamo al loro posizionamento. Chiudiamo con un cronoprogramma chiaro con interventi mirati e strutturali in fasi che non fermano l’attività.
Ottobre, mese di bilanci e di restyling…
In conclusione, ottobre è perfetto per rimettere in riga backoffice e magazzino: c’è abbastanza storico per decidere, abbastanza tempo per agire prima dei picchi, abbastanza motivazione in team per cambiare abitudini. Concentrarsi sulla “regia invisibile” ti prepara alla stagionalità e dà sostanza alla farmacia dei servizi: una stanza dedicata, ergonomica e accogliente; un flusso tecnico che non invade il pubblico; uno spazio di magazzino in farmacia che sostiene, non frena.
E tu vuoi trasformare i “grandi dimenticati” nei tuoi migliori alleati delle vendite? Raccontaci come lavori oggi e ti mostriamo come potresti lavorare meglio domani!
